TOP 5

מתכננים אירוע עסקי? 5 הכללים איך לעשות זאת נכון

מארגנים הרצאה, סדנה או כנס לעובדים? מיכל רייטן, מנכ"לית ומייסדת My Campus, מתחמים עסקיים לימודיים ראשונים מסוגם בישראל, מגישה את 5 הטיפים שיבטיחו לכם אירוע עסקי מוצלח

מערכת ice | 31/5/2023 15:16

מיכל רייטן מנכלית My Campus (צילום כפיר ולר)

בחברות ובארגונים רבים דואגים לערוך אירועים בעלי תוכן יצירתי עבור העובדים, ומקפידים על כנסים, הרצאות או סדנאות להעשרת הידע המקצועי והכללי.

אחרי שכבר ארגנתם, בדקתם ודאגתם לתוכן המתאים עבור העובדים וסגרתם תאריך - נשאר לכם רק לדאוג שהכנס או האירוע שלכם יעברו חלק. קבלו את חמשת הטיפים החשובים ביותר בכל ארגון סדנה או כנס:

1. גיבוי – דאגו לקבל אליכם מראש גיבוי של כל חומרי ההרצאה (רצוי גם על דיסק און קי וגם לפטופ). אם יש לכם מצגת או סרטון או כל דבר שכלול בו "טכנולוגיה", תמיד שמרו אצלכם עוד אמצעי להקרין/להשמיע אותו. לכו תדעו אם המרצה פתאום ישכח את הלפטופ שלו בבית. הקפידו להשתמש בתוכנות שקיימות בכל מחשב ובפונטים חינמיים שנמצאים גם במחשבים אחרים. אם אתם משתמשים בתוכנה מיוחדת או בפונט קנוי, ייתכן שלא תוכלו לעבוד כראוי ממחשב אחר.

2. בחרו ספק אחד – תמיד עדיף לרכז את כל מה שאתם צריכים מספק אחד. מישהו שייתן לכם פתרון כולל ויחסוך מכם את הצורך להתנהל מול גופים שונים. עבודה מול כמה ספקים מסרבלת משמעותית את האירוע. תחשבו למשל שאתם מביאים כיבוד חיצוני, אבל המקום שאתם מתארחים בו לא ערוך לכך? עלול להיווצר מצב שהכיבוד יגיע, לא יהיה לו מקום והקהל שלכם יישאר רעב.

3. ערכו תיאום ציפיות עם המקום שבו אתם מתארחים – כדי למנוע לחץ מיותר, אל תשאירו קצוות פתוחים לרגע האחרון. אם חשוב לכם למשל לשבת בצורה מסוימת, או שאתם רוצים עמדת הרשמה בכניסה כדי לקבל את הבאים, דאגו לבקש זאת מראש. כך תחסכו לעצמכם לחץ מיותר כאשר אתם מגיעים לאירוע.

4. כיבוד – אם אתם מזמינים כיבוד, חשוב לברר מראש אם בקהל שלכם יש אנשים עם רגישויות מזון מסוימות, אלרגיות או בקשות מיוחדות (למשל טבעונים). זה לא נעים להגיע לסיטואציה שבה כולם אוכלים ורק משתתף אחד או שניים יושבים בצד רעבים.

5. בררו את סידורי החנייה והתחבורה הציבורית באזור מראש – אם יש משהו שיכול להרוס למשתתף את היום, זה להגיע עם הרכב, לחפש עוד 30 דקות חניה ובסוף למצוא חניון יקר, במרחק רבע שעה הליכה. חשוב לשים לב לכך שאם אנשים מגיעים מרחוק, יש גם אפשרות להגיע בתחבורה ציבורית (במיוחד רכבת), ושבקרבת המקום יש חניה נוחה וזולה, שתאפשר לקהל שלכם ליהנות מהתוכן המצוין שאתם מציעים לו, בלי לדאוג לרכב.
שיהיה בהצלחה!